Sei giunto al punto di odiare Excel? Reputi che faccia “schifo”, che sia “troppo difficile” o lo ritieni utile soltanto “per chi ha una mente matematica”?
Scusa ma probabilmente hai torto e lo stai semplicemente utilizzando male.
Ecco i peggiori 5 usi di Excel che te lo stanno facendo odiare.
Indice del post
1. Usare versioni obsolete di Excel
La prima causa per cui si arriva a Odiare Excel è in realtà la più semplice da risolvere: capita di utilizzare una versione non aggiornata del programma.
Nel corso del tempo Excel è cambiato praticamente in tutto. Esistono funzionalità del programma e formule che prima non erano disponibili e, viceversa, sono state introdotte molteplici migliorie non supportate dalle vecchie versioni.
Pensa alle tabelle pivot o addirittura ai più semplici filtri dati.
Le tabelle pivot erano degli inguardabili quadrati grigi su cui si costruivano le tabelle dati, per niente funzionali e con moltissime funzionalità in meno rispetto alle attuali.
Quindi, se stai lavorando su un file che contiene una tabella pivot costruita con una vecchia versione di Excel, è probabile che aprendo il file con una versione recente, si abbiano difficoltà a supportarne la lettura (o addirittura a capirne il senso se sei abituato alle versioni recenti).
Alcune vecchie versioni di Excel (ma veramente vecchie!) neanche supportavano il filtro dati così come lo conosciamo oggi: non era possibile ad esempio filtrare in maniera chirurgica i dati per ciascuna colonna tramite il menu a tendina.
Quindi ecco il consiglio numero 1: lavora sempre e soltanto con una versione aggiornata di Excel.
Microsoft da un po’ di tempo ha introdotto la possibilità di utilizzare Office ad abbonamento (Office 365).
Con prezzi mensili irrisori puoi utilizzare l’ultima versione della suite comprensiva di aggiornamenti immediati e quotidiani. Avrai la sicurezza di creare file a prova di compatibilità.
Se usi Excel più vecchio di 10 anni rischi davvero di essere una Scimmia.
2. Usare Excel invece che Word
Questa è una pratica diffusa soprattutto fra i nostalgici di Word.
C’è stato un tempo in cui Excel non dominava la scena nei lavori d’ufficio (amministrazione/contabilità in primis) e Word era di gran lunga il software più importante da conoscere per lavorare bene.
Excel esiste per un motivo principale: schematizzare e ordinare i dati all’interno di una griglia di celle e automatizzare i calcoli dei numeri presenti in esse.
Un file Excel senza numeri, senza automazione, senza schematicità è un file Word mancato.
Se ti capita di usare Excel dovendo impazzire con l’allargamento di colonne e righe, layout di stampa, gestione del testo a capo nelle celle ecc… pensaci. Probabilmente Word (ed il suo strumento Tabella) è ciò che fa per te.
3. Usare Excel come se fosse un ERP
Questo uso è praticamente l’opposto del precedente.
Cade in questo errore chi utilizza Excel come soluzione a qualunque problema, fino a renderlo così complesso da farlo diventare ingestibile.
Così spesso si finisce per odiare Excel.
Non è con Excel che si gestiscono in maniera integrata tutti le sorgenti dati aziendali (clienti, fatturazione, magazzino, indicatori di performance, contabilità ecc…). Per quello ci sono gli ERP.
Excel può essere una (o più) delle sorgenti dati del sistema informativo aziendale ma NON può essere il sistema informativo aziendale.
Intelligente è la scelta di usare Excel come strumento di standardizzazione dei dati fra le basi dati ma non è una soluzione di business intelligence (a tal fine Microsoft ha infatti ideato Power BI).
Prima di utilizzare Excel per farlo diventare una parte della tua struttura dati, assicurati quindi di avere ben chiaro il disegno complessivo (quali fonti dati, come sono connesse, quale struttura dati… quali software per gestire le fonti).
4. Usare Excel al posto della calcolatrice
Ammetto. È stato l’uso più difficile da estirpare per me.
Ho sempre combattuto le calcolatrici da tavolo come strumento di calcolo ed allo stesso tempo non ho mai avuto un gran feeling con la calcolatrice di Windows, di cui ora invece non posso far più a meno.
Usare Excel per i calcoli ti fa perdere più tempo di quanto credi di risparmiarne.
Implica dover aprire il programma se non è già aperto, inserire i numeri nelle celle avendo cura di separarli, gestire formati che rendano leggibili i numeri (decimali, punti migliaia), scrivere formule con una sintassi più lunga rispetto all’uso di una calcolatrice.
Se devi calcolare qualcosa di cui ti interessano i risultati intermedi, devi cioè compiere diverse operazioni aritmetiche ma ti serve una memoria dei calcoli che stai svolgendo, perché non usi la calcolatrice di windows allargandone la finestra così da mostrare la cronologia dei calcoli che stai facendo?
5. Colori... Colori ovunque!
Avrei potuto scrivere in alternativa “Usare Excel come se fosse Paint”, perché è questo che molto spesso si vede sugli schermi di tanti uffici.
Tabelle gigantesche di dati in cui i colori di sfondo e del carattere, l’uso dei bordi e dei font diventano attributi dei dati stessi.
Ogni volta che inizi ad utilizzare un colore di sfondo (o qualunque altro attributo cromatico) per identificare dati di un certo tipo chiediti: “Ma non è meglio una colonna in più per inserire questo dato?”
Non confondiamo il formato con le colonne dati.
Il formato dovrebbe evidenziare, far saltare all’occhio qualcosa che deve essere separato dal resto ma se per farlo devi far diventare il file una tavolozza di colori, evita.
Aggiungere una colonna con l’informazione che volevi evidenziare con un colore è molto spesso una buona soluzione.
