Esiste una terribile consuetudine negli uffici di molte aziende.
Un credo, quasi un’abitudine virtuosa per molti volenterosi impiegati amministrativi e per i loro responsabili: lo straordinario (immaginalo enfatizzato da una voce teatrale, rende meglio).
Evitare gli straordinari in ufficio non solo è possibile ma è doveroso.
Pur essendoci specifiche motivazioni, brevi e circostanziati periodi e particolari realtà aziendali in cui il ricorso al lavoro straordinario è comprensibile; in troppi casi è solo il sintomo di una scarsa organizzazione del lavoro.
Ti propongo 6 modi e spunti di riflessione per migliorare l’organizzazione del tuo lavoro in ufficio e fare più cose in meno tempo.
Indice del post
1. Programma le tue 8 ore
Il primo consiglio che posso darti è quello di sfruttare al meglio le tue ore in ufficio, programmando. Se sei un lavoratore full-time hai otto (8!) ore a disposizione per svolgere le tue attività.
Otto ore sono un’enormità di tempo, spesso non ce ne rendiamo conto perché il focus è spostato su “occupare le ore”, troppo spesso non ci fermiamo a programmarle, non riuscendo così ad evitare gli straordinari.
Prenditi 10 minuti del tuo tempo non appena arrivi in ufficio e metti in atto questa routine giornaliera:
- Sistema la tua scrivania
- Leggi le mail non lette
- Elencale le attività da svolgere in giornata
- Elencale per priorità
- A fine giornata le attività non svolte riportale su un foglio e fissale come prioritarie per il giorno successivo
Scriverò in un post futuro qualche trucchetto pratico per rendere tutta questa “routine di avvio” più facile ed analitica.
2. Sfrutta le pause per tornare fresco
La pausa caffè della mattina e del pomeriggio deve essere il tuo momento di stacco, NON può essere come l’ora d’aria per un carcerato.
E’ il tuo spazio rigenerante per tornare più energico di prima!
Questi momenti preziosi devono essere sfruttati per trovare il giusto riposo, rallentare i giri del tuo cervello ed occuparti di oziare. Qualunque cosa che può darti svago, che è possibile compiere in azienda (e che non infranga la legge o il decoro…) è lecita.
E’ un buon momento per mangiare e bere qualcosa di appagante, di scambiare due chiacchiere con colleghi che non parlano di lavoro (scegli persone positive per la tua pausa!).
L’obiettivo dovrebbe essere duplice: non pensare a ciò che hai fatto o dovrai fare a lavoro e rilassarti fisicamente. Se hai uno spazio verde o puoi respirare aria pulita fallo, se puoi fare una breve camminata… ancora meglio!
Meglio due pause giornaliere lunghe (10-15′ in base all’azienda in cui lavori) che tante micropause che ti fanno soltanto perdere focus sul lavoro.
Pause migliori = Miglior focus = Evitare gli straordinari!
3. Sul lavoro, si lavora
Questo spunto piacerà molto al tuo responsabile ed un po’ meno a certi impiegati. Ma è la sacrosanta verità.
Esistono le pause, il pranzo, i permessi e le ferie per non riposare e non lavorare. Il resto del tempo in ufficio è dedicato al lavoro.
Credo sia importante specificarlo una volta di più e poco mi importa se ti sembrerà scontato o fastidioso:
Il tuo lavoro guadagnerà decisamente in produttività semplicemente... lavorando!
Evitando quei lunghi minuti di chiacchiere inutili con il collega, evitando il resoconto puntuale della serata precedente da esporre a tutto l’ufficio, evitando il pettegolezzo.
Attenzione. Non sto dicendo che devi essere una macchina sul lavoro. Credimi, capisco perfettamente cosa vuol dire dover svolgere un lavoro non soddisfacente e tentare di esorcizzarlo divagando.
Ma se fai straordinari e ti riconosci in questa casistica, i casi sono due:
- Non stai facendo il lavoro che ti piace ma sfrutti l’azienda facendoti pagare lo straordinario (Vuoi farlo ancora per molto? Perchè non cambiare?)
- Ti sei adagiato mentalmente sul pensiero che “tanto devo stare qui un’ora in più”. (Vedi il punto successivo)
Se invece non fai solitamente straordinari e ti puoi permettere di fare salotto:
- Altri stanno lavorando anche per te (Sentiti in colpa, almeno un pochino…)
- Il tuo reparto è sovraffollato (Durerà poco…)
4. Gli straordinari sono i tempi supplementari
In un’azienda in cui ho lavorato il ricorso agli straordinari era la normalità. Lo straordinario era ordinario.
In certe realtà (specie quelle di grandi dimensioni o addirittura multinazionali) lo straordinario diventa una normale appendice dell’orario ordinario. L’impiegato in questi casi sa già che starà in ufficio 10 ore e commette un errore fatale: impostare la giornata lavorativa su 10 ore!
Allungare il lasso di tempo in cui lavori, seppure ti fa sentire più comodo è una trappola mortale. Solitamente fa diminuire la tua produttività, ti costringe a pause più frequenti e più lunghe, taglia via il tuo tempo libero dopo il lavoro
So perfettamente che esistono aziende in cui lo straordinario lo si deve fare, in cui se non si fanno straordinari sei visto male, in cui “è normale da noi lavorare 14 ore sotto bilancio”.
Fallo pure. Ma fallo sapendo che è una follia necessaria (mah…) oppure se è la cosa più bella del mondo (raro…).
Anch’io ho fatto tonnellate di straordinari a lavoro. Mai per un momento ho pensato che fosse “normale” non riuscire ad evitare gli straordinari.
C’era sempre qualcosa che non andava, per errori organizzativi miei o dell’azienda in cui lavoravo.
Entra in ufficio la mattina e setta il tuo countdown in 8 ore. I tempi supplementari si giocano soltanto quando le partite contano davvero.
5. Il tuo orizzonte è la settimana non la giornata
La routine di cui ti ho parlato nel punto 1 è di fondamentale importanza perché ti permetterà di organizzare il tempo per priorità, non perdendoti in attività in utili. Impedendoti di lasciare incompleta un’attività prima di iniziarne un’altra.
La vera partita si gioca il lunedì mattina. È questo il giorno in cui devi programmare la settimana, in cui puoi suddividere strategicamente le attività più importanti o le scadenze più impellenti.
Nell’esempio che vedi sopra ho provato a mostrarti anche graficamente come solitamente organizzavo le mie giornate in ufficio quando lavoravo in contabilità.
Ogni lunedì elencavo le macro-attività che dovevano essere concluse in settimana, assegnandone una (1!) per ciascun giorno secondo le necessità di tempistica. Ogni giorno poi (lunedì compreso) svolgevo il lavoro che ti ho suggerito al punto 1, elencando altre attività più piccole ma ugualmente importanti da portare a termine entro le 8 ore.
Sono riuscito ad evitare gli straordinari frequentemente da quando sono riuscito ad organizzare strategicamente la settimana, prima ancora dei giorni.
6. Fai lavorare le macchine!
Non voglio approfondire qui questo aspetto perché merita diversi approfondimenti che farò in futuro ma la questione è piuttosto semplice: non fare il lavoro che potrebbe fare un computer o una macchina per te.
Non c’è nessun motivo. Lo farà più velocemente e lo farà senza errori, arrenditi a questo pensiero e non resistergli.
Impara ad usare la tecnologia e riuscirai ad evitare gli straordinari.
