Inserire dati in Excel può essere frustrante. Soprattutto inserire ripetutamente gli stessi.
In questo articolo vediamo come risolvere questo problema, ti spiego come creare un menu a tendina in Excel.
Indice del post
Quando usare un menu a tendina in Excel
Le situazioni in cui è utile inserire un menu a tendina in Excel possono essere molto diverse fra loro ma soddisfano sempre due esigenze estremamente importanti:
- Inserire velocemente un’informazione ricorrente senza doverla ogni volta riscrivere
Pensa alla possibilità di inserire dati scegliendoli da un menu a tendina per un’intera colonna, puoi farlo con due clic se hai un menu a tendina. - Evitare errori di battitura nell’inserimento dati e omogeneizzare
Il menu ti permetterà di scegliere fra una lista preconfezionata di valori già standardizzati, azzerando la possibilità di inserire spazi superflui, invertire caratteri o usare malamente le maiuscole
Come ben saprai questi possono essere i motivi di maggiore panico quando usi Excel.
La ripetizione di un’attività come scrivere per 50 righe “Reparto A” o “Reparto B” ecc… è un pessimo modo di lavorare ed un ottimo modo per finire a odiare Excel e il tuo lavoro.
Quindi perché farlo se puoi evitarlo?
Come inserire un menu a tendina con valori fissi
La prima cosa da fare è individuare i valori che vogliamo far comparire nella tendina.
Esistono diverse possibilità.
La prima è quella di elencare manualmente una lista di “valori fissi” che non cambino nel tempo e che non vengano automaticamente aggiornati.
Per far questo:
- Selezionare la cella o il range di celle su sui vogliamo inserire il menu a tendina
- Cliccare su “Convalida dati” presente nel menu Dati [Per maggiori info sullo strumento, consulta la guida Office ufficiale]
- Dalla finestra che compare, seleziona Consenti: “Elenco” fra i criteri di convalida
- Nel campo “Origine” inserisci tutti i valori da far comparire nel menu a tendina, separati da un punto e virgola
Così facendo abbiamo inserito una regola di convalida.
Stiamo chiedendo ad Excel di ammettere all’interno delle celle selezionate, solo alcuni valori da noi selezionati attraverso un menu a tendina.
Guarda l’esempio sottostante, siamo nel caso dell’anagrafica dipendenti.
Per ogni dipendente siamo nella necessità di inserire il reparto di appartenenza
Ma non voglio scriverlo ogni volta!
Vorrei poter scegliere fra 3 alternative che sono i reparti in cui è strutturata la mia azienda: Marketing, Amministrazione, Produzione.
Ecco un breve video che ti mostra i passaggi da compiere per creare il tuo menu a tendina con valori fissi:
Come inserire un menu a tendina dinamico
Un’altra necessità potrebbe essere quella di gestire i valori del menu a tendina riferendoti ad alcune celle che hai opportunamente selezionato.
Mi spiego meglio attraverso l’esempio appena visto.
Rispetto alla tabella anagrafica dei nostri dipendenti, dovemmo tenere in considerazione eventuali future ristrutturazioni o allargamenti della nostra azienda.
In tal caso i nostri reparti da poter selezionare potrebbero essere più dei 3 inseriti manualmente, potrebbero cambiare di nome ecc…
In questo caso inserire una lista di valori ferma e definitiva non può aiutarci.
Dobbiamo creare una lista dinamica.
Come?
Sfruttando la possibilità che ci da Excel di dare un nome ad un range di celle.
La cosiddetta “Gestione nomi” (trovi l’omonima funzionalità nel menu “Formule” – vedi anche la guida ufficiale per informazioni più dettagliate).
Ecco operativamente cosa dovrai fare:
- Scegli e individua una colonna del foglio (o, ancora meglio, un altro foglio!) in cui elencare i reparti che potrai agilmente aggiornare e modificare
- In quella zona inserisci i valori che vorrai far apparire nel menu a tendina. Uno per cella, elencandoli in colonna.
- Seleziona l’intera colonna in cui hai inserito i valori
- Clicca sulla casella del nome, ovvero quella casella a sinistra della barra della formula che solitamente usiamo soltanto per vedere il riferimento della cella che abbiamo selezionato
- Sovrascrivi il riferimento che trovi lì presente con un nome da attribuire a quell’intervallo (es. Reparto)
In questo modo abbiamo denominato una colonna del nostro file con un nome che la identifica, senza più nessuna necessità di riferirsi ad essa attraverso una lettera.
Ora possiamo utilizzare la Convalida dati, esattamente come visto prima.
Con una differenza, ecco le operazioni da compiere:
- Selezionare la cella o il range di celle su sui vogliamo inserire il menu a tendina
- Cliccare su “Convalida dati” presente nel menu Dati
- Dalla finestra che compare, seleziona Consenti: “Elenco” fra i criteri di convalida
- Nel campo “Origine” inserisci il nome che hai dato all’intervallo preceduto dal simbolo = (uguale)
Così facendo abbiamo reso dinamico il nostro menu a tendina: se in futuro avremo necessità di aggiungere altri valori al menu sarà sufficiente inserirli nel range di celle che abbiamo denominato, continuando ad inserire o modificare i valori come se fosse l’esatta lista di ciò che apparirà nella tendina.
Ecco un breve video che mostra i passaggi da compiere per ottenere un menu a tendina dinamico:
