Se lavori con i dati su Excel, quante volte ti sarà capitato di trovarti davanti alla necessità di capire se un determinato articolo, codice, nome o prodotto è presente in una lista a partire da un’altra?
In questo articolo ti spiego come utilizzare velocemente le formule per confrontare una lista excel e raggiungere il risultato che cerchi.
Al termine dell’articolo potrai scaricare il file per poterlo personalizzare secondo le tue necessità
Indice del post
Due liste diverse, Un requisito
Il caso di cui ci occupiamo è quello dell’esistenza di due diverse liste di oggetti di cui vogliamo verificare la composizione. Vogliamo confrontare cosa manca in una lista Excel che invece è presente nell’altra.
Poco importa che si tratti di articoli di magazzino (come nell’esempio che puoi scaricare), di una lista di nomi di dipendenti o società oppure di una lista di nomi tecnici, la soluzione che stai per vedere vale in ogni caso.
Vi è però un’importante requisito: le liste devono contenere nomi univoci. Se infatti un valore si ripete all’interno della stessa riga la soluzione che ti mostro è inefficace (ce ne sono altre, che vedremo prossimamente).
Per essere concreti, pensa a questo esempio:
- Hai un foglio Excel contenente le giacenze del magazzino “A”
- Hai un altro foglio Excel contenente le giacenze del magazzino “B”
- Vuoi capire cosa c’è nell’uno e che manca nell’altro e viceversa
Risolveremo questo problema attraverso le formule CONFRONTA e SE.ERRORE
La formula CONFRONTA
La soluzione al problema risiede quasi interamente nell’uso della formula CONFRONTA. Questa formula permette di trovare un valore all’interno di un intervallo di celle e restituirne la posizione.
Gli argomenti della formula sono tre, in questo ordine:
- Valore da cercare
Ovvero la cella contenente il codice articolo del magazzino A che devo cercare nel magazzino B e viceversa, nel nostro esempio. - Intervallo in cui cercare
Ovvero un intervallo di celle che comprende gli articoli nella lista del magazzino B (quando cerco a partire da A) e viceversa - Criterio di confronto
Può assumere tre valori (-1; 0; 1) e comunica ad Excel il criterio con cui cercare il valore. Useremo 0 (zero) quando vorremmo cercare una esatta corrispondenza.
Costruiremo così la nostra formula CONFRONTA
= CONFRONTA (valoredacercare;intervalloincuicercare;0)
Useremo la formula CONFRONTA per ciascuna riga di ciascuna delle liste in cui vogliamo trovare ciò che manca.
La formula restituirà un numero che corrisponde alla posizione relativa del valore cercato nella lista in cui lo si sta cercando. Se invece il valore non è presente restituirà un errore #N/D. Questo errore è ciò che cerchiamo, il nostro obiettivo: ciò che manca dall’altra parte.
A lato puoi vedere un esempio della formula CONFRONTA in azione.
In cella B2 ho inserito questa formula per cercare il valore presente in cella A2 (ovvero, il codice “ARM-1111”) all’interno della lista che parte da cella D2 a cella D13.
Ho inserito il valore 0 (zero) come terzo argomento della formula per specificare ad Excel la mia volontà di trovare un’esatta corrispondenza. Il valore restituito dalla formula sarà 8 perchè il codice cercato è presente nella lista B in ottava posizione
La formula SE.ERRORE
La formula SE.ERRORE è una formula condizionale di una semplicità estrema.
Ha bisogno di soli due argomenti:
- Una formula da verificare
- Quale valore restituire nella cella qualora la formula verificata restituisca un errore di qualunque tipo
Nel nostro caso questa formula è interessante se ripensi a quanto ci siamo appena detto riguardo alla restituzione dell’errore #N/D da parte della formula CONFRONTA. Se infatti l’elemento cercato dal CONFRONTA non è presente nella lista in cui stiamo facendo cercare Excel, la formula ci restituirà un errore.
Nel caso in cui la formula CONFRONTA non riesca a trovare il valore cercato, restituirà #N/D.
Con il SE.ERRORE ora trasformeremo quell’errore nel nostro obiettivo finale: non voglio vedere #N/D accanto al mio articolo ricercato, voglio vedere qualcosa di leggibile come la dicitura “Mancante”. In termini pratici la formula SE.ERRORE contiene la formula CONFRONTA, cercando di raccogliere gli “errori” di quest’ultima e trasformarli nei risultati ricercati.
Costruiremo così il nostro SE.ERRORE
= SE.ERRORE (formulaconfronta;”Mancante”)
A fianco vedi come includendo la formula CONFRONTA all’interno (primo argomento) della formula SE.ERRORE, otteniamo la dicitura “Mancante” ogni volta che non troviamo il valore nella lista in cui lo stiamo cercando
Confrontare due liste
A questo punto il gioco è fatto. Ti sarà sufficiente costruire il CONFRONTA e contenerlo in un SE.ERRORE per ciascun articolo di ciascuna lista.
Attenzione, ricorda sempre di:
- Fissare sempre con riferimento assoluto (uso del simbolo $) l’intervallo di celle in cui cercare il valore della formula CONFRONTA per evitare che, trascinando la formula dal primo articolo sino in fondo, trasli verso il basso l’intervallo di ricerca
- Delimitare il testo che vuoi far apparire nel SE.ERRORE con delle virgolette. In Excel ogni valore di stringa (ovvero, testo) contenuto in formule deve essere così delimitato
Potrebbe essere una buona soluzione anche quella di utilizzare la formattazione condizionale per evidenziare i risultati mancanti nelle due liste.
