Una delle peggiori abitudini che credo di aver risolto nel corso degli anni è quella di fare liste chilometriche di “cose da fare” senza criterio.
Un giorno, per motivi di lavoro, mi trovavo a Trieste. Una riunione informale che si teneva nell’ufficio del nostro consulente.
Per tutto il tempo ricordo di aver fissato un post-it appiccicato al monitor. Scrittura enorme, premuta con cattiveria: “Le priorità sono 1”.
Quel post-it sembrava gridare a chi lo leggeva ed io l’ho trovato geniale per molti motivi.
Per prima cosa mi costringeva a leggerlo più di una volta (“le priorità.. plurale… uno…una.. singolare… ma che è”); secondo, mentre leggevo e rileggevo, ho capito che il focus era l’uno. Scritto in numero, non in lettere.
Tanto è vero che in qualunque postazione io mi trovi, lo appiccico sempre al mio monitor.
Indice del post
Si fa presto a dire priorità
Folgorato dal magico post-it mi focalizzai quindi sulla singola priorità. Ma cosa significa “singola priorità”? Ogni quanto è necessario rivederla? Esistono eccezioni?
Ma sopratutto, pensavo, come posso lavorare per singole priorità quando nel lavoro mi chiedono di svolgere più cose insieme?
Dovevo adottare un metodo organizzativo.
Un modo con cui coniugare due esigenze indispensabili e che devono essere sempre presenti: la necessità di focalizzazione su una (o poche) attività e quella di avere sotto controllo cosa devo e dovrò fare, la visione d’insieme.
Ne scaturì questo processo che poi ho affinato negli anni:
Scrivi una lista di cose da fare (poche)
Serve uscire un attimo dal rigido pensiero dell’unica priorità assoluta e redigere una lista di attività da svolgere. Perché, parliamoci chiaro, di cose se ne devono fare diverse.. e tutte insieme. La buona notizia è che lavorare multitasking è una capacità allenabile e ti assicuro che serve (e molto).
Assicurati che sia una lista di poche attività importanti, macroattività. Ad esempio: “riconciliazioni bancarie del mese” non “scarica l’Estratto Conto – Estrai la scheda contabile – Importa su Excel….ecc)Ordinale secondo priorità
Questa è la parte più importante del processo: devi decidere cosa è priorità.
Una volta che hai la tua lista di cose da fare, devi ordinarle per poterti concentrare su quelle con il maggior impatto sul tuo lavoro.
Sembra facile scegliere. Il metodo che adotto si basa su tre caratteristiche (sintetizzate dal grafico che trovi subito sotto):- Urgenza
Dovresti chiederti se l’attività è veramente urgente (es. una scadenza fiscale) o è procrastinabile (es. un report settimanale che può essere consegnato anche il giorno dopo).
Spesso l’urgenza nasce dall’ansia di volersi liberare di un’attività. - Importanza
Se tu non la svolgessi, quali impatti avrebbe per l’azienda? È questa la domanda importante. È una misura soggettiva.
L’incazzatura del tuo responsabile è invece oggettiva, chiediti anche se è importante per lui/lei. - Difficoltà
Quanto è complessa? Di quali risorse necessita? È difficile perché è lunga (soluzione: pianifica) o perchè è tecnicamente complessa (soluzione: chiedi aiuto o impara per tempo).
- Urgenza
Nel grafico ti do anche qualche spunto sulla decisione da prendere in base alle diverse tipologie di attività.
Le tre dimensioni che ti ho proposto ti servono per migliorare la tua scelta delle priorità: sono spunti con cui cerco di farti riflettere per ordinare la tua lista delle cose da fare, non punteggi o valutazioni ponderali che complicherebbero le cose invece che semplificarle.
E’ uno schema di pensiero, punto.
Vedrai che se lo acquisisci e ti poni le domande che ti ho suggerito, diventerà automatico.
Crea una lista ogni giorno
A fine giornata è probabile che tu non abbia finito tutto ciò che ti eri proposto di fare. È normale.
La mattina successiva riparti da lì, riparti dalle attività che sono rimaste in sospeso ed aggiungine di nuove (se necessario), mettile nuovamente in ordine.
Fallo ogni giorno.
La routine giornaliera non è una priorità
Esistono attività che ogni giorno devono essere svolte.
Ogni giorno dovrai controllare e rispondere alle e-mail, ogni giorno potresti dover telefonare a qualcuno o tenere un briefing e così via.
Non inserire queste attività routinarie nella lista di cui ti ho parlato prima!
E non vuol dire che non siano importanti, vuol dire che devono diventare automatiche.
L’unico consiglio che voglio darti è di separare quella parte di routine che potrebbe generare attività (es. ricevo una mail urgente con cui mi viene chiesto di inviare un report entro la giornata) da quella parte di routine che puoi mettere in altre parti della giornata (es. fatturazione e data entry ordinario).
Strumenti per creare liste
Volutamente parlo solo alla fine degli strumenti con cui puoi creare liste.
Perché troppo spesso si scambia lo strumento per la soluzione, come se un software potesse decidere per noi.
Certo, esistono strumenti più intuitivi, più fruibili, con funzionalità più o meno interessanti ma nessuna macchina (ad oggi) può scegliere per noi.
Mi dispiace, devi faticare. Devi allenarti nella scelta delle priorità.
Parlerò in un post futuro degli strumenti più adatti per creare liste.
Per il momento dai un occhio a queste tre applicazioni (fruibili sia da web che tramite smartphone) con cui mi sono trovato molto bene:
- Wunderlist (voto 5/5)
- Any.do (voto 4/5)
- NTask (voto 4/5)
Le due dimensioni dell'organizzazione
Sono partito col dirti che la priorità è una sola e sono finito col suggerirti di fare liste di priorità ogni giorno.
No, non è contraddittorio. Voglio ribadire il concetto più importante di tutti quando si parla di organizzazione delle attività d’ufficio:
Ti devi focalizzare su una cosa per volta ma devi contemporaneamente tenere sott'occhio le novità e le urgenze.
Chi non tiene ad entrambe le dimensioni (focus singolo + visione d’insieme) non raggiungerà l’efficienza che desidera. Efficienza, ricorda, che si trasformerà in minore ansia, maggiori soddisfazioni professionali, miglioramento delle condizioni lavorative, autostima.
Come vedi da questa ultima immagine:
- C’è chi lavora per ridurre l’ansia (“Faccio tutto insieme e tengo d’occhio tutto, sempre”)
- C’è chi lavora a macchia di leopardo (“Ogni giorno mi siedo alla scrivania e faccio un listone di cose cercando di portarne avanti il più possibile”)
- C’è chi lavora con il paraocchi (“Esiste una sola cosa, finita quella mi occuperò del resto, cascasse il mondo”)
Infine c’è chi lavora organizzato e si concentra su un’attività importante per volta ma aggiornando costantemente la lista delle cose da fare, pronto all’occorrenza a rivedere le priorità.
La gestione delle liste ti darà una disciplina e più che diventerai bravo nel farle ed aggiornarle e più che starai meglio.
Rischierai addirittura di andare a lavoro sorridente 😉
