Sua maestà la calcolatrice!
Non c’è ufficio al mondo che non abbia una bella calcolatrice a dominare la scrivania degli impiegati.
Voglio dirti la mia sulla calcolatrice da tavolo, sul perché usi la calcolatrice e non dovresti farlo (nella maggior parte dei casi).
Indice del post
Le "strisciate" di carta termica
Partiamo con un termine fondamentale nel gergo d’ufficio: la “strisciata”. Cos’è!?
Con il termine “strisciata” ci si riferisce a quei lunghissimi lenzuoli di carta termica prodotti dalle calcolatrici da tavolo.
Anni fa, quando lavoravo in ufficio come addetto amministrativo, la calcolatrice dominava la scrivania. Gigantesca, importante. Grande come una tastiera.
I contabili più esperti la usavano come un pianoforte: artisti della calcolatrice capaci di fare calcoli ad una velocità estrema sino alla produzione di quella strisciata di carta che usciva dalla calcolatrice.
Stampata la carta, la strisciata veniva spillata al documento di riferimento, come un sigillo. Ad immortale testimonianza che "i numeri scritti su quel foglio erano giusti"... Oh, li aveva verificati una calcolatrice!
Non so perchè sto parlando al passato, forse è solo la voglia di seppellire nel tempo certe abitudini.
Ciò che ti ho descritto è tutt’altro che passato, è attualità.
Ancora oggi, quando giro per gli uffici delle aziende con cui collaboro, vedo calcolatrici.
Vedo strisciate di carta. Vedo un’enorme spreco di tempo.
Perché usiamo ancora calcolatrici (enormi) da tavolo?
Aspetta… non voglio fare il talebano. Cerchiamo di vedere le cose in maniera obiettiva.
Se in molti ancora oggi utilizzano la calcolatrice e producono strisciate, ci sarà un motivo.
Anzi, più d’uno. Provo a buttarla lì.
- La calcolatrice stampa su carta!
Inutile nascondersi dietro a un dito, il primo motivo è che quella meravigliosa macchinetta stampa su carta: il nostro “nero su bianco”, scripta manent.
Tu premi, lei scrive. Imprime inchiostro indelebile come faresti con le tue mani ma più velocemente e senza errori.
Non sono calcoli che avvengono nell’oscura camera di calcolo di un computer!
Inoltre puoi usare ciò che stampi per allegarlo ad un documento. - Mantiene uno storico delle operazioni fatte
Quando si eseguono molteplici calcoli, questi vengono tutti memorizzati e riportati nero su bianco su carta. Puoi andare a ritroso, dal risultato finale del tuo calcolo sino a tutte le operazioni che lo hanno composto.
Se ho sbagliato qualcosa posso riprendere i miei calcoli dal punto errato, andandolo a controllare su carta. - E’ controllabile
Questo è un enorme vantaggio psicologico.
La calcolatrice può essere controllata: clicco su un tasto e questo viene stampato su un foglio e, cosa non da poco, il tempo che passa dall’input (il battere sui tasti) e l’output (la stampa su carta) è minimo e non necessita di conoscenze tecniche.
Questa motivazione è quella che fa spesso la differenza in chi le utilizza massicciamente.
In sintesi, se uno strumento mi aiuta nel mio lavoro (ed una calcolatrice lo fa) e posso anche percepirlo come "nelle mie mani" e "nelle mie possibilità", lo strumento diventa fondamentale. Insostituibile.
Come lo è stato l’avvento della penna biro che è stata uno strumento che ha unito controllabilità, velocità e riduzione dell’errore tecnico.
Ok, tutto vero. Ma i computer? Excel? La calcolatrice di Windows?
Un computer fa (meglio) le stesse cose di una calcolatrice
Bene… pensiamo quindi ai computer, all’uso di Excel per il calcolo, all’uso della semplice calcolatrice di Windows o di altri applicativi capaci delle stesse funzionalità di una normale calcolatrice.
Ti sembrano più complessi o più semplici da utilizzare?
Dovremmo scendere nello specifico (e lo faremo in futuri post) ma in prima battuta possiamo dire che dipende da quanta dimestichezza hai con l’uso di queste tecnologie. Dipende dalla frequenza con cui usi Excel e Windows ma dipende sopratutto dalla tua avversità generale alla tecnologia ed alla tua curiosità nell’approcciarti a strumenti nuovi.
Perché ci sono alcune cose certe in tutta questa storia:
- Un computer è oggettivamente più veloce e più preciso di un uomo.
- Qualunque software può mantenere uno storico delle operazioni fatte come se fosse una “strisciata” su carta (anche la calcolatrice di Windows lo può fare!)
- Con qualunque software (la mitica calcolatrice di Windows compresa) possiamo copiare un risultato intermedio o finale dei nostri calcoli (o anche parti di essi) per poi incollarli in altri documenti elettronici. Senza bisogno di passare su carta ma con gli stessi vantaggi funzionali e più velocemente.
- Qualunque software ci permette di consultare a ritroso i calcoli eseguiti con un clic del mouse o della tastiera
- Quasi tutte le tastiere hanno il tastierino numerico che emula a tutti gli effetti la disposizione dei tasti della calcolatrice: l’esperienza d’uso nella digitazione è identica.
Come vedi non ho menzionato Excel, non c’è bisogno di scomodare l’infinita capacità di calcolo e l’organizzazione perfetta che ci consente il foglio di lavoro di Excel (Microsoft ha scritto una guida per utilizzare Excel come calcolatrice, se ti interessa).
E’ stato sufficiente elencare ciò che la banalissima calcolatrice di Windows può fare meglio di quella che vedi sulla tua scrivania.
E non dirmi che non la sai usare! (cioè puoi dirmelo, nei miei corsi “Evoluzione in Ufficio” ho previsto un modulo solo su questo :), ma devi motivarmelo)
Non ho scomodato Excel anche per pietà nei confronti della tanto amata calcolatrice da tavolo che un sorriso nostalgico ce lo strappa ancora.
Se non ti ho convinto significa che nella calcolatrice da tavolo trovi ancora la controllabilità della carta e la tranquillità di "poter sbagliare". La calcolatrice riduce la tua ansia.
Prova a fidarti di me, lascia spenta quella calcolatrice e familiarizza con il tuo computer, fidati di lui.
Ti toglierà l’ansia e ti farà risparmiare un sacco di tempo.
