Con l’avvento della posta elettronica i tempi di ricezione delle informazioni si sono drasticamente ridotti. Questa immediatezza che ha reso tutto più veloce, immediato e frenetico. Ha reso tutti noi più reperibili.
Ci sono situazioni professionali in cui è importante scegliere il tempo di invio di un messaggio di posta elettronica, uscendo (anche psicologicamente) da quell’obbligo di immediatezza che ormai diamo per scontato.
Non necessariamente il momento in cui vogliamo inviare e-mail corrisponde a quello in cui la creiamo.
In questo articolo ti spiego come programmare l’invio di e-mail su Gmail ed Outlook.
Indice del post
Perché differire l'invio di una e-mail?
Ho individuato tre motivi principali:
- Avere più possibilità di essere letti
Se invii un messaggio di posta elettronica in orari “non canonici” potrebbe non essere letto subito. Il destinatario potrebbe essere già uscito da lavoro, potrebbe essere in ferie o ancora potrebbe leggere la posta soltanto una volta al giorno.
In questi casi è intelligente programmare l’invio di e-mail in una data/ora in cui siamo certi che il nostro destinatario riceverà una notifica. - Non voler dare il via ad uno scambio di e-mail
Al contrario del punto precedente potremmo voler inviare il messaggio ed il suo contenuto al destinatario ma senza potergli dare possibilità di risposta immediata. Per esempio potresti concludere un’attività la mattina, preparare l’e-mail e programmarla in un orario in cui il destinatario non potrà più leggerla immediatamente ma soltanto ore/giorni dopo. - Mostrare che si è a lavoro ad una determinata data/ora
Non è il massimo dell’etica professionale ma è un metodo utilizzato. Specialmente da consulenti o collaboratori freelance che devono giustificare la propria parcella.
Posticipare e-mail su Gmail
Su Gmail puoi posticipare l’invio di una e-mail in uscita ma anche di una in entrata (vediamo dopo perchè).
Nel primo caso:
- Quando stai compilando i campi necessari per l’invio, anziché premere sul pulsante INVIA, premi a lato sul pulsante con il triangolo.
- Dal piccolo menu che si aprirà premi su PROGRAMMA L’INVIO
- Si aprirà il popup PROGRAMMA L’INVIO, qui potrai scegliere la data in cui inviare effettivamente l’e-mail
- Gmail ti suggerisce alcune date ed orari ma puoi liberamente scegliere il momento che preferisci, premendo su SCEGLI DATA E ORA
- Una volta che il messaggio sarà stato programmato, potrai in ogni momento ritrovarlo, modificarlo o decidere di inviarlo immediatamente accedendo alla sezione IN PROGRAMMA dal menu di sinistra di Gmail
Come ti dicevo è possibile anche posticipare una e-mail ricevuta. Così facendo rimandiamo ad un’altra data/ora la ricezione di quel messaggio (che effettivamente abbiamo già ricevuto).
Alcuni utilizzano questa funzionalità come promemoria per le e-mail ricevute, non urgenti ma con scadenza prestabilita.
Ad esempio, ricevi un sollecito di pagamento via e-mail e decidi di non mostrarlo più nella tua posta in arrivo ma di posporlo al giorno dopo quando ti occuperai di evadere i pagamenti. Così sarai più sicuro di ricordartene.
Per farlo devi:
- Premere sul pulsante POSTICIPA (icona dell’orologio con lancette) posto sopra alla e-mail che hai ricevuto
- Anche in questo caso ti verrà chiesto in quale data/orario posticipare la nuova ricezione del messaggio di posta elettronica
- Una volta scelto il tempo, l’e-mail scomparirà dalla lista dei tuoi messaggi di posta in arrivo e la riceverai quando hai scelto di riceverla.
- In ogni momento puoi rivedere i tuoi messaggi in arrivo posticipati nella sezione POSTICIPATI del menu di sinistra di Gmail
Posticipare e-mail su Outlook
Programmare l’invio di e-mail su Outlook è molto simile a quanto già visto su Gmail. Di seguito vedrai screenshot della versione Office 365 aggiornata al giugno 2019.
Per posticipare l’invio di un messaggio devi:
- Cliccare sull’icona RITARDA RECAPITO che trovi sotto al menu OPZIONI della finestra di composizione di un nuovo messaggio di posta elettronica
- Dalla finestra che si apre scegli la data e l’ora nei campi che trovi accanto a NON RECAPITARE PRIMA DI
- Premi INVIA come se tu dovessi effettivamente inviare adesso quel messaggio di posta
- L’e-mail rimarrà nella cartella POSTA IN USCITA sino al momento del programmato recapito.
- Puoi in ogni momento eliminarne la programmazione, modificarla o inviarla immediatamente facendo doppio clic sul messaggio che trovi in POSTA IN USCITA
