Finito il mese, il trimestre o l’anno è arrivato il momento della riconciliazione bancaria. Chi lavora o ha lavorato in un reparto amministrativo/contabile sa di cosa stiamo parlando ma non sempre ci si rende conto dell’importanza di questo semplice atto di verifica interno.
Riconciliare la banca con le scritture contabili rappresenta la “fase 0” di qualunque processo di controllo interno.
Una fase che è possibile automatizzare parzialmente o anche integralmente, grazie ai moderni applicativi gestionali.
Indice del post
Cos'è la riconciliazione bancaria?
La riconciliazione bancaria assolve a due obiettivi specifici di controllo:
- Verificare che il saldo delle disponibilità (o dei fidi) comunicato dalla nostra banca attraverso l’estratto conto periodico coincida con quanto abbiamo registrato in contabilità
- Verificare che oltre al saldo coincidano anche i movimenti del periodo che concorrono a formare quel saldo
Ti potresti chiedere: “perchè controllare anche tutti i movimenti che compongono i saldi quando i saldi coincidono?“
La risposta è nell’immagine che segue:
Come vedi non devi farti ingannare dal fatto che il saldo dell’estratto conto inviato dalla banca coincida con le tue risultanze contabili. Che si tratti di una mancanza di chi doveva registrare o che si tratti di operazioni truffaldine che non si voleva mostrare in contabilità, l’esempio che hai appena visto non va bene.
Non mostra cosa è successo veramente in banca.
Ricorda sempre che ogni procedura contabile, ogni accortezza che l'addetto amministrativo è chiamato a rispettare ha una priorità moltiplicata per dieci quando ti occupi di disponibilità liquide (banca o cassa).
E’ nella gestione della liquidità che si annidano le principali criticità di controllo.
La riconciliazione bancaria ci assicura che leggere la nostra contabilità equivale a leggere l’estratto conto in termini di completezza.
Vedremo poi come e perché è accettabile che questi due importi non coincidano.
Cosa serve per la riconciliazione bancaria
La riconciliazione bancaria è formalizzata attraverso supporti digitali o cartacei e deve mostrare in maniera veloce, comprensibile e certa:
- L’uguaglianza fra saldo contabile e saldo bancario, laddove i saldi sono identici
- La spiegazione analitica delle differenze fra i due saldi, laddove queste differenze sono fisiologiche
A questo punto ti sarà chiaro che avrai bisogno di:
- Un estratto conto bancario oppure una estrazione dei movimenti prelevata da home banking.
- La scheda contabile (o mastrino) dello stesso periodo prelevata dalla tua contabilità.
- Una scheda in cui si riepiloga la riconciliazione. Puoi scaricare un esempio in fondo a questo articolo.
In base alle procedure della tua azienda il periodo di riferimento potrà essere il mese, il trimestre o (raramente) l’anno.
Più breve il periodo di controllo, più frequente il controllo e più affidabilità verrà rilasciata dalla riconciliazione bancaria. Inoltre fare riconciliazioni bancarie su base mensile, ad esempio, ci permette di arrivare al termine dell’anno (in chiusura di bilancio, ad esempio) con la maggior parte dei mesi già verificati e riconciliati.
Considerato che gli estratti conto bancari non sempre arrivano tempestivamente e che ormai è buona norma dotarsi della possibilità di consultare il nostro conto corrente tramite home banking, è da preferire questa modalità di controllo, per due motivi:
- Posso estrarre un periodo di controllo a mio piacere (non vincolato alla rigidità mensile/trimestrale dell’estratto conto bancario)
- Posso estrarre i movimenti in formato Excel e poter effettuare la riconciliazione interamente in elettronico (sempre che il tuo gestionale contabile permetta lo stesso tipo di estrazione anche della scheda contabile). Dopotutto si tratta di controllare la composizione e corrispondenza fra due liste, come ho già spiegato in un precedente articolo-tutorial.
Come fare una riconciliazione bancaria
Una volta che hai tutto il necessario come spiegato al paragrafo precedente ti sarà sufficiente affiancare le due sorgenti di dati: da una parte l’estratto conto bancario (oppure home banking) dall’altra la scheda contabile.
- Controlla i saldi
In questa prima fase effettua un semplice controllo di saldo totale di periodo. Se i saldi coincidono, passa allo step successivo. Se i saldi sono divergenti, segnati la differenza (il “delta”) e tieni a mente se il saldo banca è maggiore del saldo contabile oppure il contrario. - Controlla i singoli movimenti
Nel caso in cui i saldi verificati al punto 1 siano coincidenti puoi svolgere questa fase piuttosto velocemente, in questo caso infatti non stai cercando una differenza ma verificando la completezza analitica fra le due sorgenti.
Nel caso in cui invece i saldi siano divergenti ti consiglio di spezzare questa fase in due ulteriori passaggi: nella prima ti concentri sull’individuazione dell’importo/i che generano la differenza, evidenziandoli; nella seconda effettui un’analisi approfondita come sopra specificato, andando a verificare la completezza degli importi.
Ricorda che un incasso di un milione di euro ed un pagamento di un milione di euro hanno “effetto 0” in termini di saldo ma tutt’altro che irrilevante in termini di controllo - Leggi ed analiza le spese di competenza, i bolli e le altre competenze nell’estratto conto bancario
Molto spesso le differenze rilevate al punto 2 sono riconducibili a spese bancarie che vengono addebitate in periodi successivi a quello rendicontato (es. spese tenuta conto, bolli, interessi passivi).
In questo caso devi trovare opportuno giustificativo all’interno dell’estratto conto bancario nella parte in cui la banca elenca le spese di gestione del periodo. Quegli importi saranno correttamente presenti in contabilità ma non nell’estratto conto. - Se il motivo della differenza dei saldi è riconducibile ad altri movimenti non contabilizzati oppure contabilizzati in eccesso, prima di effettuare la riconciliazione bancaria apporta (se possibile) le corrette rettifiche in contabilità.
Non devono esistere differenze non fisiologiche.
Ti consiglio di lavorare interamente in elettronico in modo da poter sfruttare le potenzialità di Excel ed automatizzare il processo di controllo (me ne occuperò in profondità in un prossimo articolo).
Un esempio pratico
Cliccando sul pulsante in fondo alla pagina potrai scaricare un esempio di riconciliazione bancaria da usare direttamente sul campo.
Ricorda sempre di fare attenzione ai segni delle movimentazioni e che il “Dare” della tua scheda contabile solitamente corrisponde (nella maggior parte dei casi) ad “Avere” dell’estratto conto bancario e viceversa; secondo questa tabella
Alle volte una differenza fra saldi si nasconde in un Dare/Avere errato!
